Kako proći inspekcijski nadzor i izbjeći kazne | Kontrolna lista za obrt i d.o.o.

1) Osnovni dosje poslovanja

• Identitet subjekta — rješenje o upisu (obrt / sudski registar), OIB, sjedište, poslovne jedinice, djelatnosti.
• Tok novca — izvodi i promet po računima, da se može pratiti veza račun → uplata/isplata → knjiženje.
• Ugovori koji stvaraju obveze — najam, leasing, ključni ugovori s dobavljačima i klijentima (ono što poslovanju daje okvir).

2) Računi + dokazni lanac (račun bez priče je slab račun)

Najskuplje greške najčešće nisu u zbroju. Najskuplje greške su u onome što ne postoji uz račun: dokaz isporuke, narudžba, ugovor, primka, otpremnica. Račun je naslov. Dokumentacija je tijelo.

• Output accounts — arhiva računa, numeracija, uvjeti plaćanja, ponude/narudžbe/otpremnice gdje je primjenjivo.
• Input accounts — računi dobavljača + dokaz primitka/isporuke/usluge (primke, zapisnici, ugovori).
• Arhiva koja se može pretražiti — ne “folderi po godinama”, nego sustav: datum, partner, vrsta dokumenta, veza među dokumentima.

3) PDV (ako ste u sustavu): mjesto gdje se panika najlakše rodi

PDV ne kažnjava “neznanje”. PDV kažnjava trag koji ne možete rekonstruirati. Zato PDV mora imati evidenciju, logiku i ritam — kroz mjesec, ne u zadnjem tjednu.

• Evidencije po razdoblju — što ulazi u pravo na odbitak, što je oslobođeno, što je izuzeto, i zašto.
• Usklađenje s bankom — račun → izvod → knjiženje (bez skokova i “rupa”).
• Rokovi — rok nije podsjetnik u glavi. Rok je automatizam u procesu.

4) Fiskalizacija i numeracija računa (sitnica koja zna postati preskupa)

Ovdje se nadzori često “uhvate” za dosljednost. Ne zato da bi vas srušili, nego zato što upravo tu greške ostavljaju najjasniji trag.

• Poslovni prostori i naplatni uređaji — tko izdaje, gdje izdaje, kako se naplaćuje.
• Numeracija računa — jednostavno objašnjiva numeracija, bez rupa koje izgledaju kao “brisanje”.
• Blagajna (ako postoji) — jasna pravila i uredno vođenje (ne improvizacija).

5) Zaposlenici (ako ih imate): papir mora biti čist kao rez

Kod ljudi nema prostora za “sutra”. Ugovori, prijave, evidencija radnog vremena i obračuni moraju biti spremni bez traženja i bez tumačenja.

• Dosje po osobi — ugovor + prijave + aneksi + relevantne odluke, sve na jednom mjestu.
• Evidencija radnog vremena — pravodobno i dosljedno, ne retroaktivno.
• Obračuni i isplate — svaki obračun mora imati trag do isplate i knjiženja.

Koliko dugo čuvati račune i dokumentaciju?

Što ako mi nedostaje dokumentacija?

Je li obrt sigurniji od d.o.o. za inspekciju?